Bảng chấm công là một căn cứ quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó. Với mục đích theo dõi ngày lương của nhân viên để chấm công cho từng nhân viên. Đó cũng là cơ sở để xem nhân viên làm hay nghỉ, đi đúng giờ không và tính lương cho nhân viên.
1. Quy định về bảng chấm công
Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 200 và Điều 10 Thông tư 133:
“Các căn cứ kế toán đề thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với các đặc điểm hoạt động và yêu cầu cung cấp những thông tin theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán.”
Hoặc áp dụng theo bảng chấm công đã ban hành kèm theo phụ lục số 3 của Thông tư 200.
2. Bảng chấm công theo mẫu dùng chung cho nhiều trường hợp
2.1. Mục đích lập bảng chấm công
Bảng chấm công được lập ra với mục đích là theo dõi ngày công thực tế trong làm việc, nghỉ hoặc nghỉ hưởng BHXH. Đó chính là căn cứ để tính trả lương, bảo hiểm xã hội hoặc thay lương cho từng người. Kèm theo việc quản lý lao động trong đơn vị doanh nghiệp của mình.
2.2. Phương pháp và trách nhiệm ghi bảng chấm công
Mỗi bộ phận đều phải lập bảng chấm công hàng tháng, có thể là phòng ban, tổ, nhóm,… Hàng ngày tổ trưởng hoặc người được ủy quyền chấm công căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để thực hiện chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào trong ngày tương ứng của các cột từ đầu tháng đến cuối tháng theo kí hiệu được quy định sẵn trong chứng từ.
Đến cuối tháng, bảng chấm công được lưu tại phòng ban của bộ phận kế toán cùng những chứng từ có liên quan.
2.3. Phương pháp chấm công
Tùy thuộc theo quy định của từng đơn vị mà áp dụng một trong các phương pháp chấm công sau:
- Chấm công ngày: Mỗi khi người lao động làm việc tại doanh nghiệp hay làm việc khác như hội nghị, họp… thì mỗi ngày dùng một ký hiệu riêng để chấm công cho ngày đó.
- Chấm công theo giờ: Trong ngày người lao động làm bao nhiêu giờ thì chấm bấy nhiêu công theo ký hiệu đã quy định sẵn và ghi số giờ công thực hiện của công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
- Chấm công nghỉ bù: Nghỉ bù chỉ được áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ được hưởng lương thời gian nhưng không phải thanh toán lương làm thêm, do đó khi người lao động nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương theo thời gian.
Cần chú ý hai trường hợp:
Nếu trong ngày, người lao động làm hai việc có khoảng thời gian khác nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc được chiếm nhiều thời gian nhất.
Nếu trong ngày người lao động làm hai việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc đã được thực hiện trước đó.
3. Hướng dẫn điền bảng chấm công
- Hàng ngày, trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để thực hiện chấm công theo quy định.
- Tùy thuộc vào doanh nghiệp mình để thực hiện các phương pháp chấm công thích hợp và hiệu quả nhất.
- Việc lập bảng chấm công càng chi tiết sẽ càng thuận lợi cho người quản lý trong việc theo dõi và đánh giá nhân viên của mình.
- Người lao động làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức thực hiện đủ thời gian làm việc và quy chế của công ty sẽ được đánh giá ngày lương theo quy định.
- Cuối tháng, người chấm công có trách nhiệm chuyển bảng chấm công và những giấy tờ liên quan đến bộ phận kế toán để kiểm tra và đối chiếu.
- Bộ phận kế toán dựa vào đó xây dựng bảng lương tháng để trả cho người lao động. Và trình cùng bảng chấm công này lên Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc để ký phê duyệt.
Tóm lại, bảng chấm công là một dạng văn bản được sử dụng trong việc tính lương cho người lao động trong tổ chức. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc tiếp thu thêm nhiều thông tin bổ ích.
